こんにちは。行政書士Astra法務事務所の清水篤です。
1. 就労継続支援B型：実地指導で負けない記録法
就労B型では、単に「休み連絡を受けた」だけでなく、「就労意欲を維持するための働きかけ」があったかどうかが問われます。
- 正しい記録のポイント：
- 連絡を受けた日時と手段： 「〇月〇日 8:30 電話にて」と明記。
- 欠席の理由： 体調不良、家庭の事情など具体的に。
- 具体的な相談・支援内容： ここが重要です。「受診を勧めた」「次回の通所日を確認した」「無理せず休むよう助言した」など、指導員としての関わりを必ず記載します。
- 実地指導でのNG例：
- 連絡を受けた記録（受付簿）しかない。
- 個別支援計画に基づかない、単なる事務的な処理になっている。
2. 共同生活援助（グループホーム）：実地指導で負けない記録法
グループホームの欠席時対応加算は、主に「日中活動先（就労先など）に行けなくなった際のホームでの対応」を指します。
- 正しい記録のポイント：
- 日中活動先への連絡状況： 就労先やデイケア等へ、ホームから欠席連絡を入れた事実。
- ホーム内での日中支援内容： 本来外出しているはずの時間に、ホームでどのような見守りや相談支援を行ったか。
- 体調変化の経過記録： 欠席の原因が体調不良の場合、バイタル測定や静養の促しなどの経過。
- 実地指導でのNG例：
- 日中活動先への連絡実績が記録されていない。
- 「単に部屋で寝ていた」だけで、スタッフの関わり（支援）が記録にない。
共通して守るべき「4つの鉄則」
- 「急な欠席」であること： 前日までに連絡があった場合は原則算定できません（※自治体により「前々日まで」などルールが異なるため、必ず確認が必要です）。
- 月4回までの制限： 同一利用者に対して、月に4回を超えていないか。
- 個別支援計画との整合性： 欠席が続く場合、計画の見直しを検討しているか。
- 「連絡調整」の事実： 本人や家族、医療機関、関係機関（就労先など）との具体的なやり取りを一連のストーリーとしてケース記録に残す。
アドバイス
実地指導の担当者は「この加算のために、どれだけ本人のために動いたか？」を記録から読み取ろうとします。
「〇〇により欠席。本人へ受診を促し、明日の体調確認を約束した」といった、支援者としての誠実なアクションを一言添えるだけで、記録の信頼性は格段に上がります。
専門家の視点で、事前の備えを
実地指導への不安は、正しく記録が残っているという「自信」で解消できます。
私は、広島県や各市の最新の指導事例を日々研究し、どのような表現が適切か、どのような書類の備えが必要かを整理しています。
「今の記録の書き方で、返還請求（お金を返すこと）のリスクはないかな？」
そう感じた時は、ぜひ私を頼ってください。現場の皆様が本来の支援に集中できるよう、根拠のあるアドバイスで運営を支えます。
備後エリアの事業所様が、胸を張って日々の運営を続けられるよう、全力で並走いたします。
行政書士Astra法務事務所
代表行政書士 清水 篤
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