運営規程と重要事項説明書、内容は合っていますか？

「運営規程は確認したけど、重要事項説明書はどうだったかな？」

「それぞれ別の時期に作ったから、内容が合っているか分からない……」

そんなことはありませんか？

運営規程も重要事項説明書も、事業所を運営するうえで大切な書類です。

ただ、日々の業務に追われていると、書類を一つずつ確認する機会はなかなかありません。

開設したときに作ったままになっていたり、制度が変わったときに一方だけ修正していたり。

実は、こうしたところから書類同士の「ちょっとしたズレ」が生まれることがあります。

一つひとつは合っていても……

運営規程と重要事項説明書を、それぞれ単独で見ると「特に問題なさそう」に見えることがあります。

でも、二つを並べて確認してみると、

「ここ、書いてある内容が違うな」

ということがあります。

例えば、

• 営業日や営業時間
• 利用定員
• 職員の体制
• サービスの内容
• 利用者さんに負担していただく費用
• 緊急時や事故発生時の対応

などです。

特に気をつけたいのが、利用者さんに関係する費用の部分です。

運営規程、重要事項説明書、料金表で、それぞれ書かれている内容が違っていないか。

実際にいただいている金額や徴収方法と、書類の内容が合っているか。

一度確認しておくと安心です。

なぜズレてしまうのでしょうか？

「ちゃんと作ったはずなのに、どうしてズレるの？」

と思われるかもしれません。

でも、これは特別なことではありません。

例えば、制度が変わったときに運営規程だけ修正した。

料金が変わったときに料金表だけ変更した。

新しい書式で重要事項説明書を作り直した。

このようなことが重なると、少しずつ内容が変わってしまうことがあります。

しかも、作成した時期や担当者が違えば、なおさらです。

だからこそ、一度まとめて並べて確認してみることが大切です。

全部作り直す必要はありません

ここで大切なのは、

「内容が違っていたら、全部作り直さないといけない」

と考えないことです。

まずは、今使っている書類を並べて、

「どこが違うのか」

「どちらを現在の運用に合わせるのか」

を整理してみましょう。

修正するだけで済むところもあれば、現在の制度に合わせて見直した方がいいところもあります。

大切なのは、書類を新しくすることそのものではなく、現在の事業所の運営と書類の内容を合わせることです。

書類と「実際の運営」も確認してみましょう

もう一つ確認しておきたいのが、書類と実際の運営が合っているかどうかです。

例えば、

「書類にはこう書いてあるけれど、実際には違う方法で対応している」

ということはないでしょうか。

書類同士が合っていても、実際の運営と違っていれば、やはり一度見直しておいた方が安心です。

運営規程や重要事項説明書は、単なる「提出書類」ではありません。

事業所がどのように運営されているのかを、利用者さんや職員にも分かるように整理しておくためのものでもあります。

まずは、二つの書類を並べてみる

もし、

「最後に確認したのはいつだったかな？」

と思われたなら、まずは運営規程と重要事項説明書を並べてみてください。

そして、

「この二つの内容は、今の事業所の運営と本当に合っているかな？」

という目線で見てみる。

それだけでも、気づくことがあるかもしれません。

もし、

「自分で確認してみたけど、これで合っているのか分からない」

「どちらを基準に直せばいいのか迷う」

そんなときは、一人で悩まずに一度相談してみてください。

すべてを作り直す前に、まずは今の状態を一緒に確認する。

そんなところからでも、お手伝いしています。